E-Mail Security

Antwort 7 zu den 43 wichtigsten Security Controls

 

Können wir den E-Mail-Verkehr überwachen und kontrollieren? 

E-Mail ist der Bedrohungsvektor Nummer 1. Ganze 96 % der Social-Engineering-Angriffe wie Phishing oder E-Mail-Betrug erfolgen über diesen Kommunikationskanal – und die Angriffsmethoden entwickeln sich ständig weiter. Für Unternehmen ist das eine hochrelevante Herausforderung: E-Mail ist nicht nur ein essenzielles Kommunikationsmittel, sondern auch das bevorzugte Einfallstor für Cyberkriminelle. 

Ob es um den Schutz sensibler Geschäftsdaten, die Abwehr von Schadsoftware oder die Minimierung menschlicher Fehler geht – das Thema E-Mail-Sicherheit betrifft jeden unmittelbar. Besonders gefährdet sind dabei jene Personen im Unternehmen, die oft mit sensiblen Informationen arbeiten oder viele externe Kontakte pflegen. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Verständnis, den passenden Werkzeugen und geschultem Personal lässt sich der E-Mail-Verkehr wirksam absichern und kontrollieren. 

 

Was bedeutet E-Mail-Sicherheit? 

E-Mail-Sicherheit umfasst alle Maßnahmen, mit denen du E-Mail-Konten, Inhalte und die gesamte Kommunikation vor Manipulation, unbefugtem Zugriff, Datenverlust und Malware schützt. Dabei gibt es mehrere Risikofaktoren, auf die Du achten solltest: 

• Phishing-Angriffe, bei denen gefälschte E-Mails sensible Informationen abgreifen wollen 

• Malware in Anhängen oder Links, die Systeme infizieren 

• Abgefangene E-Mails, die unverschlüsselt versendet wurden 

• Identitätsmissbrauch über gefälschte Absender (Mail Spoofing) 

Gerade im B2B-Umfeld, wo Informationen über Kunden, Partner oder Finanzen täglich ausgetauscht werden, ist die Absicherung dieses Kommunikationskanals ein zentraler Bestandteil jeder IT-Sicherheitsstrategie. 

 

Warum ist E-Mail-Sicherheit für Unternehmen so entscheidend? 

Die geschäftliche Kommunikation läuft zu einem großen Teil über E-Mail. Die meisten Mitarbeiter empfangen täglich eine Vielzahl von Nachrichten – darunter auch externe, ungesicherte oder sogar betrügerische Mails. 

Ein erfolgreicher Angriff kann gravierende Folgen haben: 

• Verlust sensibler Daten (z. B. Kundeninformationen, Projektpläne, interne Dokumente) 

• Finanzieller Schaden durch Erpressung oder Betrug 

• Reputationsverlust, der langfristig Vertrauen kostet 

• Rechtliche Konsequenzen bei Datenschutzverstößen 

Insbesondere die Kombination aus technischer Raffinesse und menschlicher Gutgläubigkeit macht Angriffe per E-Mail so gefährlich – und gleichzeitig so schwer zu verhindern. 

 

Phishing – so funktioniert der Trick 

Phishing-Mails sehen auf den ersten Blick echt aus. Eine scheinbar harmlose E-Mail mit Unternehmenslogo, offizieller Sprache und persönlicher Ansprache fordert dich auf, z. B. deine Daten zu aktualisieren oder ein Dokument freizugeben. Klickst du auf den Link oder öffnest den Anhang, kann es bereits zu spät sein. 

Im B2B-Kontext betrifft das besonders oft: 

• Finanzabteilungen, die mit Zahlungsdaten arbeiten 

• HR-Teams, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben 

• Führungskräfte, deren Identität sich gut für Täuschungsversuche nutzen lässt 

Typische Merkmale von Phishing-Mails: 

• Dringliche Aufforderung zum Handeln 

• Angabe kurzer Fristen („innerhalb von 24 Stunden“) 

• Drohungen („Ihr Zugang wird deaktiviert“) 

• Verlinkung auf gefälschte Websites 

• Auffällige Dateianhänge 

 

Malware – gefährlich und gut getarnt 

Ein besonders großes Risiko geht von schädlichen Anhängen aus. Über 90 % der Malware wird per E-Mail verbreitet. Besonders tückisch: Die Schadsoftware tarnt sich oft als harmloses Dokument (.doc, .xls, .pdf) oder ist in ZIP-Archiven versteckt. Wird sie geöffnet, kann sie: 

• Systeme ausspionieren 

• Daten verschlüsseln (Ransomware) 

• Zugangspunkte für weitere Angriffe schaffen 

• sich im Firmennetzwerk ausbreiten 

Was du tun kannst: Öffne keine verdächtigen Anhänge, auch wenn sie auf den ersten Blick harmlos wirken. Sensibilisiere außerdem dein Team dafür, keine unbekannten Dateien herunterzuladen oder leichtfertig zu öffnen. 

 

Schutzmaßnahmen für dein Unternehmen 

Du kannst den E-Mail-Verkehr zwar nicht komplett kontrollieren – aber du kannst dein Risiko deutlich minimieren. Hier die wichtigsten Maßnahmen: 

Authentifizierung mit SPF, DKIM und DMARC
Diese Standards stellen sicher, dass E-Mails wirklich von eurer Domain stammen. So verhinderst du, dass Angreifer unter eurem Namen E-Mails verschicken – ein klassischer Trick bei CEO-Fraud oder BEC-Angriffen. 

Antiviren- und Anti-Spam-Lösungen
Setze auf moderne Filtermechanismen, die E-Mails bereits beim Eingang analysieren und blockieren, bevor sie überhaupt beim Empfänger landen. 

Sichere E-Mail-Anbieter
Professionelle Anbieter wie Microsoft 365 oder Google Workspace bieten automatische Sicherheitsfunktionen, regelmäßige Updates und zentrale Administrationsmöglichkeiten – ideal für Unternehmen jeder Größe. 

Transportverschlüsselung (TLS) aktivieren
Sichere E-Mails während der Übertragung – insbesondere bei der Kommunikation mit externen Partnern. Achte darauf, dass TLS auf dem Mailserver korrekt eingerichtet ist und verwendet wird. 

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Inhalte
Für besonders vertrauliche Kommunikation kannst du zusätzlich PGP oder S/MIME nutzen. Das garantiert, dass nur der vorgesehene Empfänger die Nachricht lesen kann. 

 

Der Faktor Mensch: Schulung und Sensibilisierung 

Technik allein reicht nicht aus. Viele Angriffe zielen bewusst auf menschliche Schwächen – fehlende Aufmerksamkeit, Unsicherheit oder Zeitdruck. 

Was du tun kannst: 

• Führe regelmäßig Awareness-Schulungen durch 

• Simuliere gezielt Phishing-Angriffe, um das Team zu testen 

• Schaffe eine Kultur, in der Unsicherheiten ohne Hemmungen gemeldet werden dürfen 

Gerade im B2B-Bereich, wo externe Kommunikation zur Tagesordnung gehört, macht geschultes Personal den Unterschied. 

 

Kontrolle beginnt mit Verantwortung 

Nein, du kannst nicht jede E-Mail kontrollieren – aber du kannst die richtigen Rahmenbedingungen schaffen, um Risiken zu minimieren. E-Mail-Sicherheit ist kein Projekt für die IT-Abteilung allein. Sie ist eine unternehmensweite Aufgabe, die technische Maßnahmen, organisatorische Prozesse und menschliche Wachsamkeit kombiniert. 

Mit einem klaren Sicherheitskonzept, solider Infrastruktur und sensibilisierten Mitarbeitenden schützt du nicht nur dein Unternehmen – sondern auch deine Kunden, Partner und dein Markenimage. 

 

Wie Proofpoint Unternehmen beim Thema E-Mail-Sicherheit unterstützt 

Wenn du eine ganzheitliche, skalierbare und effektive Sicherheitslösung für deine geschäftliche E-Mail-Kommunikation suchst, bietet Proofpoint eine der führenden Plattformen am Markt. Die Lösung geht weit über klassische Spamfilter hinaus: Sie schützt vor gezielten Angriffen wie Business Email Compromise (BEC), Phishing, Ransomware, Malware und datenbasierten Bedrohungen – mit oder ohne Schadsoftware. 

Besonders stark ist Proofpoint durch: 

• Adaptive Threat Detection – hochentwickelte Erkennungstechnologien, die auch neue Angriffsmuster frühzeitig identifizieren 

• Personenbezogenen Schutz – mit Fokus auf deine besonders angegriffenen Mitarbeitenden (Very Attacked People, VAPs) 

• Detaillierte Einblicke in Angriffsversuche und Risikoverhalten im Unternehmen 

• Automatisierte Reaktionen zur schnellen Abwehr und Eindämmung von Bedrohungen 

• Flexible Integration in bestehende Mail-Systeme wie Microsoft 365 oder Google Workspace 

Mit Proofpoint erhältst du nicht nur Schutz, sondern auch die transparente Kontrolle über deinen E-Mail-Verkehr. So kannst du Risiken früh erkennen, gezielt absichern und das Sicherheitsbewusstsein deiner Organisation nachhaltig stärken.